Cách xác minh nhà cung cấp Trung Quốc miễn phí: công cụ và các bước thực hiện

Phần lớn các vụ lừa đảo từ đối tác Trung Quốc không tinh vi. Đó có thể là một công ty thương mại tự nhận là nhà máy, một công ty đã bị hủy đăng ký từ năm ngoái, một chứng nhận sao chép từ công ty khác, hoặc yêu cầu bạn chuyển tiền cho một công ty khác "vì lý do thuế". Tất cả những trường hợp này đều có thể phát hiện bằng các công cụ công khai, miễn phí, miễn là bạn kiểm tra đúng việc và đúng thứ tự.

Hướng dẫn này dành cho nhà nhập khẩu, nhà phân phối và quản lý tìm nguồn hàng. Bạn không cần biết tiếng Trung. Với những công cụ chỉ có tiếng Trung, chúng tôi sẽ nói rõ và giải thích những điểm cần chú ý.

Bước 1: Lấy giấy phép kinh doanh và đọc mã USCC

Hãy yêu cầu nhà cung cấp gửi bản scan hoặc ảnh chụp giấy phép kinh doanh (营业执照). Mọi công ty đăng ký hợp pháp tại Trung Quốc đại lục đều có giấy phép này, và một nhà cung cấp thật sẽ gửi mà không do dự.

Thông tin hữu ích nhất trên giấy phép là Mã tín dụng xã hội thống nhất (统一社会信用代码), một mã định danh gồm 18 ký tự được đưa ra theo kế hoạch của Quốc vụ viện năm 2015. Mã này thường in ở góc trên bên trái. Nó mã hóa cơ quan đăng ký, loại hình tổ chức, khu vực hành chính, mã tổ chức gồm 9 ký tự và một ký tự kiểm tra ở cuối. Mỗi công ty chỉ có một mã duy nhất suốt đời, nên đây là khóa bạn dùng để tra cứu ở mọi bước tiếp theo.

Cũng cần ghi lại:

• Tên đăng ký bằng tiếng Trung (名称). Tên tiếng Anh mà nhà cung cấp dùng trên website hoặc gian hàng Alibaba thường hoàn toàn không phải tên pháp lý. Hợp đồng và thanh toán phải dùng tên đã đăng ký.
• Loại hình (类型), ví dụ công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc doanh nghiệp tư nhân.
• Người đại diện pháp luật (法定代表人).
• Vốn đăng ký (注册资本). Vì nhiều công ty chỉ cam kết góp vốn chứ chưa nộp thực tế, hãy coi đây là tín hiệu yếu, không phải bằng chứng về quy mô.
• Ngày thành lập (成立日期).
• Phạm vi kinh doanh (经营范围). Công ty có phạm vi chỉ gồm thương mại, không có sản xuất, là công ty thương mại. Bản thân điều đó không phải vấn đề, nhưng nó cần khớp với những gì bạn được cho biết.
• Địa chỉ đăng ký (住所).

Bước 2: Kiểm tra đăng ký trên GSXT

Hệ thống công khai thông tin tín dụng doanh nghiệp quốc gia (国家企业信用信息公示系统, thường gọi là GSXT) là cổng đăng ký doanh nghiệp chính thức, miễn phí, do Tổng cục Quản lý Thị trường Trung Quốc vận hành. Hãy tìm theo mã USCC thay vì theo tên, vì tên có rất nhiều biến thể.

Những điều cần xác nhận:

1. Hồ sơ tồn tại và tên khớp chính xác, từng ký tự, với giấy phép.
2. Tình trạng (登记状态) là đang hoạt động (存续 hoặc 在业). Nếu là đã hủy đăng ký (注销) hoặc bị thu hồi (吊销) thì dừng lại.
3. Người đại diện pháp luật, địa chỉ, vốn và phạm vi kinh doanh khớp với giấy phép bạn được cung cấp. Nếu không khớp, có thể đó là giấy phép cũ, hoặc giấy phép thuộc về một công ty khác.
4. Danh sách hoạt động bất thường (经营异常名录) và danh sách vi phạm nghiêm trọng (严重违法失信名单). Việc có tên vì không nộp báo cáo thường niên là phổ biến và có thể khắc phục; nhiều lần liên tiếp là dấu hiệu cảnh báo.
5. Báo cáo thường niên (年度报告). Các báo cáo đã nộp đôi khi cho biết số lao động tham gia bảo hiểm xã hội, đây là cách đối chiếu thực tế hữu ích với lời tuyên bố về nhà máy 500 nhân sự.

GSXT dùng tiếng Trung, có CAPTCHA và có thể chạy chậm khi truy cập từ ngoài Trung Quốc. Dùng chức năng dịch của trình duyệt là đủ để đọc hồ sơ.

Bước 3: Dùng Qichacha hoặc Tianyancha để xem lịch sử và các mối liên hệ

Qichacha (企查查, còn viết là QCC) và Tianyancha (天眼查) là các nền tảng thương mại tổng hợp lại dữ liệu đăng ký và bổ sung hồ sơ tòa án, vụ việc thi hành án, nhãn hiệu, bằng sáng chế, cổ đông và công ty liên quan. Tra cứu cơ bản miễn phí khi có tài khoản; báo cáo chuyên sâu, theo dõi và xuất dữ liệu cần gói thành viên trả phí.

Những gì hai nền tảng này bổ sung so với GSXT:

• Kiện tụng và thi hành án (裁判文书, 被执行人). Một nhà cung cấp liên tục tranh chấp hợp đồng với khách hàng là rủi ro thực sự. Nhà cung cấp nằm trong danh sách người phải thi hành án không trung thực (失信被执行人) thì phải dừng lại.
• Cổ đông và chủ sở hữu cuối cùng, cùng các công ty khác mà họ kiểm soát. Hữu ích để xem "nhà máy" và "công ty thương mại" mà bạn đang trao đổi có thuộc cùng một nhóm hay không.
• Lịch sử đổi tên, cho biết công ty có mới đổi tên gần đây hay không.
• Nhãn hiệu và bằng sáng chế, nếu nhà cung cấp tuyên bố có thương hiệu hoặc thiết kế riêng.

Bước 4: Kiểm tra đăng ký hải quan và hồ sơ xuất khẩu

Công ty nói rằng mình xuất khẩu thường xuyên thì phải đăng ký với Hải quan Trung Quốc là nhà xuất nhập khẩu. Nền tảng công khai thông tin tín dụng doanh nghiệp xuất nhập khẩu của Hải quan Trung Quốc (中国海关企业进出口信用信息公示平台) cho phép bạn tra theo tên hoặc mã, và hiển thị đăng ký hải quan cùng xếp hạng tín dụng (ví dụ: doanh nghiệp được chứng nhận AEO cao cấp). Nhà cung cấp không có đăng ký hải quan có thể đang xuất khẩu qua đại lý, điều này ảnh hưởng đến việc ai ký chứng từ của bạn và bạn có thể khiếu nại với ai.

Hồ sơ lô hàng xuất khẩu bổ sung thêm bằng chứng. Các nền tảng dữ liệu hải quan (xem Công cụ AI để tìm người mua và nhà nhập khẩu để biết các nền tảng chính) hiển thị những lô hàng mà công ty Trung Quốc xuất hiện với vai trò người gửi hàng, ví dụ trên bản kê khai nhập khẩu của Hoa Kỳ. Hầu hết đều trả phí, nhưng nhiều nền tảng hiển thị miễn phí một hồ sơ công ty rút gọn. Một nhà máy tự nhận đã xuất khẩu mười năm sang châu Âu và Bắc Mỹ nhưng không xuất hiện trên bất kỳ bản kê khai nào thì đáng để bạn hỏi thẳng.

Bước 5: Xác minh chứng nhận trong cơ sở dữ liệu của đơn vị cấp

Đừng bao giờ chấp nhận chứng nhận dạng PDF làm bằng chứng. Hãy kiểm tra tại nơi chứng nhận được cấp.

• CCC (Chứng nhận bắt buộc của Trung Quốc) và các chứng nhận khác của Trung Quốc có thể tra tại cổng tra cứu thông tin chứng nhận của CNCA, do Cục Chứng nhận và Công nhận Trung Quốc vận hành. Tra theo số chứng nhận hoặc tên công ty.
• Chứng nhận ISO 9001, ISO 14001 và các chứng nhận hệ thống quản lý khác có thể kiểm tra trên IAF CertSearch, cơ sở dữ liệu các chứng nhận được công nhận, và trên website của tổ chức chứng nhận ghi trên giấy chứng nhận. Không phải tổ chức nào cũng đăng dữ liệu lên IAF CertSearch, vì vậy không tìm thấy ở đó là lý do để liên hệ trực tiếp tổ chức cấp, không phải bằng chứng của giả mạo.
• Chứng nhận sản phẩm cho thị trường của bạn (báo cáo thử nghiệm CE, UL, FCC, v.v.) cần được kiểm tra với phòng thí nghiệm hoặc tổ chức ghi trên báo cáo.

Với mỗi chứng nhận, hãy kiểm tra ba điều: tên chủ sở hữu khớp với tên pháp lý ở Bước 2, địa chỉ cơ sở bao gồm nhà máy sẽ sản xuất hàng của bạn, và phạm vi bao gồm sản phẩm của bạn. Chứng nhận ISO 9001 thật nhưng cấp cho một cơ sở khác, hoặc cho công ty chị em, là chiêu phổ biến nhất.

Bước 6: Dùng công cụ nhà cung cấp miễn phí để lấp khoảng trống

Reevol Source là thư mục hồ sơ nhà cung cấp miễn phí, có ba công cụ miễn phí hỗ trợ ở giai đoạn này:

• Chinese Company Name Resolver: dán tên tiếng Trung hoặc pinyin để nhận tên tiếng Anh tương ứng, các tên gọi khác đã biết và tối đa 10 kết quả khớp được xếp hạng kèm thành phố và ngành. Hữu ích khi tên giao dịch tiếng Anh của nhà cung cấp và tên đăng ký tiếng Trung trông chẳng liên quan gì đến nhau.
• Supplier Risk Checker: nhập tên công ty hoặc website để nhận các tín hiệu có cấu trúc (số năm hoạt động, chứng nhận, sự hiện diện tại hội chợ thương mại, dấu vết số, và độ nhất quán giữa tên tiếng Anh và tiếng Trung) kèm đánh giá ngắn. Công cụ báo cáo tín hiệu, không đưa ra cáo buộc, và không phải là kiểm tra lý lịch.
• HS Code Finder: mô tả sản phẩm bằng tiếng Anh hoặc tiếng Trung để nhận các mã HS gợi ý, bạn cần các mã này khi tra cứu hải quan ở Bước 4.

Có một điều cần đọc kỹ trên Source: hồ sơ nhà cung cấp được đánh dấu chưa xác nhận quyền sở hữu (unclaimed) được xây dựng từ hồ sơ công khai và chưa được công ty xác nhận. Đó là điểm khởi đầu hữu ích, không phải là xác minh. Hãy dùng nó để tìm tên và mã định danh, rồi xác nhận trên GSXT.

Bước 7: Quyết định có trả phí cho chuyến thăm nhà máy hoặc kiểm hàng hay không

Mọi bước ở trên chỉ kiểm tra rằng công ty tồn tại, đang hoạt động hợp lệ và đúng là công ty như họ nói. Chúng không cho bạn biết nhà máy có thể sản xuất sản phẩm của bạn đúng tiêu chuẩn và đúng hạn hay không. Để biết điều đó, bạn cần tận mắt thấy xưởng sản xuất.

• Bước đầu miễn phí: một cuộc gọi video trực tiếp đi qua dây chuyền sản xuất, với camera hướng vào biển hiệu ở cổng, giấy phép treo trên tường và máy móc đang chạy. Hãy yêu cầu họ cho xem một lệnh sản xuất của khách hàng khác với sản phẩm tương tự sản phẩm của bạn (che tên khách hàng).
• Lựa chọn trả phí: kiểm tra nhà máy (factory audit) trước đơn hàng đầu tiên, hoặc kiểm hàng trước khi giao (pre-shipment inspection) trước khi bạn thanh toán phần còn lại, do một đơn vị kiểm định bên thứ ba thực hiện như SGS, Bureau Veritas, Intertek hoặc QIMA. Theo nguyên tắc chung, hãy trả phí kiểm định khi thiệt hại từ một lô hàng lỗi rõ ràng lớn hơn phí kiểm định.

Danh sách kiểm tra

Dấu hiệu cảnh báo

• Tên trên giấy phép kinh doanh, tên trên GSXT và tên chủ tài khoản ngân hàng không hoàn toàn giống nhau.
• Tình trạng trên GSXT là đã hủy đăng ký hoặc bị thu hồi, hoặc công ty mới thành lập vài tháng nhưng tuyên bố đã xuất khẩu nhiều năm.
• Phạm vi kinh doanh chỉ gồm thương mại, trong khi nhà cung cấp khẳng định mình là nhà máy.
• Nhà cung cấp yêu cầu bạn trả vào tài khoản cá nhân, vào một công ty khác, hoặc một công ty ở nước ngoài (ví dụ Hồng Kông) "để nhận tiền nhanh hơn hoặc vì lý do thuế", đặc biệt nếu đây là thay đổi so với hướng dẫn trước đó.
• Không tìm thấy chứng nhận trong cơ sở dữ liệu của đơn vị cấp, hoặc chủ sở hữu hay cơ sở là một công ty khác.
• Nằm trong danh sách người phải thi hành án không trung thực, hoặc liên tục tranh chấp hợp đồng với khách hàng.
• Từ chối đi xưởng bằng video trực tiếp, hoặc chỉ cho xem phòng trưng bày.
• Giá thấp hơn nhiều so với mọi báo giá khác cho cùng một thông số kỹ thuật.
• Tên miền email thay đổi giữa chừng cuộc trao đổi, hoặc thông tin ngân hàng được gửi qua file PDF từ một địa chỉ mới. Xem các mô thức gian lận mà mọi nhà giao dịch xuyên biên giới nên biết để hiểu cách chuyển hướng thanh toán hoạt động.

Nguồn tham khảo

• Hệ thống công khai thông tin tín dụng doanh nghiệp quốc gia (GSXT)
• Kế hoạch của Quốc vụ viện về Mã tín dụng xã hội thống nhất (2015)
• Qichacha
• Tianyancha
• Nền tảng công khai thông tin tín dụng doanh nghiệp của Hải quan Trung Quốc
• Cổng tra cứu thông tin chứng nhận của CNCA
• IAF CertSearch
• Công cụ miễn phí của Reevol Source